La Junta Directiva de la Bolsa de Valores, con el fin de cumplir con el adecuado ejercicio de la función de supervisión y control, constituye los Comités de Auditoría, de Riesgos y de Conducta.

Cada comité deberá designar un presidente y un secretario. De las sesiones que celebren los Comités se levantará acta y estará a disposición de los miembros de la Junta Directiva. Las actas deberán ser numeradas secuencialmente, redactadas en forma clara y detallada, conteniendo un resumen de los aspectos más importantes sobre los cuales ha conocido y tomado decisión cada Comité. El Comité se reunirá al menos cada seis meses.

Comité de Auditoría

El Objetivo del Comité de Auditoría es control y seguimiento de las políticas, procedimientos y controles que establezcan la Compañía.

1. Conformación del comité:

Está constituido por al menos dos Directores Externos y el Presidente de la Junta Directiva.

2. Funciones y responsabilidades:

a) Velar por el cumplimiento de los acuerdos de la Junta General de Accionistas, de la Junta Directiva y de las disposiciones de la Superintendencia, del Banco Central de Reserva y de otras instituciones públicas cuando corresponda.

b) Dar seguimiento a las observaciones que se formulen en los informes del Auditor Interno, del Auditor Externo, de la Superintendencia y de otras instituciones públicas, para corregirlas o para contribuir a su desvanecimiento, lo cual deberá ser informado oportunamente a la Superintendencia.

c) Informar con regularidad a la Junta Directiva del seguimiento a las observaciones de los informes listados en el literal b).

d) Colaborar en el diseño y aplicación del control interno proponiendo las medidas correctivas pertinentes.

e) Supervisar el cumplimiento del contrato de auditoría externa, monitorear el proceso de respuesta a las observaciones incluidas por el Auditor Externo en su Carta de Gerencia.

f) Opinar ante la Junta Directiva, sobre:

i. Cualquier diferencia de criterio entre la gerencia y los Auditores Externos, respecto a políticas y prácticas contables.

ii. El informe final de los Auditores Externos, especialmente en lo referente a las salvedades o cualquier calificación de la opinión.

iii. El análisis realizado desde el punto de vista técnico para contratar al mismo auditor para el período siguiente o de sustituirlo en su caso.

g) Evaluar la labor de Auditoría Interna, así como el cumplimiento de su plan anual de trabajo y demás obligaciones contenidas en las “Normas Técnicas de Auditoría Interna para los Integrantes del Sistema Financiero”.

h) Proponer a la Junta Directiva y ésta a su vez a la Junta General de Accionistas el nombramiento de los Auditores Externos y del Auditor Fiscal. En la contratación de los Auditores Externos deberá considerarse su independencia respecto de otros servicios profesionales proporcionados, tal como lo establece el artículo relativo a la incompatibilidad con otros servicios profesionales establecido en las “Normas Técnicas para la Prestación de Servicios de Auditoría Externa”, aprobadas por el Banco Central de Reserva por medio de su Comité de Normas.

i) Conocer y evaluar los procesos relacionados con información financiera y los sistemas de control interno de la entidad.

j) Cerciorarse que los estados financieros intermedios y de cierre de ejercicio sean elaborados cumpliendo los lineamientos normativos.

k) Gestionar un archivo de correspondencia, el cual deberá contener como mínimo lo siguiente:

i. La correspondencia recibida de la Superintendencia, o cualquier otra institución pública, cuando corresponda, sobre los resultados de las auditorías practicadas.

ii. La correspondencia e informes recibidos de los Auditores Externos sobre el desarrollo de la auditoría.

iii. Las respuestas emitidas a la Superintendencia y los Auditores Externos, incluyendo los planes para la determinación de las acciones correctivas sobre las observaciones señaladas, indicando responsables, plazos y períodos para su conclusión.

3. Frecuencia de Reuniones:

El Comité de Auditoría sesionará como mínimo una vez cada tres meses.

Comité de Riesgos

El objetivo del comité es la gestión integral de riesgos de la Compañía.

1. Conformación del comité:

El Comité de Riesgos estará constituido por hasta tres Directores externos, el presidente, el gerente general, el gerente de administración y finanzas y la Unidad de Riesgos.

2. Funciones y responsabilidades:

Las funciones del Comité de Riesgos comprenderán, como mínimo, las actividades siguientes:

a) Velar por que la entidad cuente con la adecuada estructura organizacional, estrategias, políticas, manuales y recursos para la gestión integral de riesgos;

b) Proponer para aprobación de la Junta Directiva, al menos lo siguiente:

i. Las políticas y manuales para la gestión integral de riesgos, así como las eventuales modificaciones que se realicen a los mismos.

ii. Los límites de exposición a los distintos tipos de riesgos identificados por la entidad.

iii. Los mecanismos para la implementación de acciones correctivas, así como los planes de contingencia a adoptar.

iv. Los casos o circunstancias especiales en los cuales se puedan exceder los límites de exposición, así como los controles especiales sobre dichas circunstancias.

c) Validar lo siguiente:

i. La metodología para identificar, medir, controlar, mitigar, monitorear y comunicar los distintos tipos de riesgos a los que se encuentra expuesta la entidad, así como sus eventuales modificaciones, asegurándose que la misma considere los riesgos críticos de las actividades que realiza la entidad.

ii. Las acciones correctivas propuestas por la Unidad de Riesgos en el caso que exista desviación con respecto a los niveles o límites de exposición asumidos.

d) Informar a la Junta Directiva sobre los riesgos asumidos por la entidad, su evolución, sus efectos en los niveles patrimoniales y las necesidades adicionales de mitigación, así como de sus acciones correctivas.

e) Informar a la Junta Directiva la ejecución de las políticas aprobadas, velando por que la realización de las operaciones de la entidad se ajuste a las políticas y procedimientos definidos para la gestión de los riesgos. 

f) Requerir y dar seguimiento a los planes correctivos para normalizar incumplimientos a los límites de exposición o deficiencias reportadas. 

g) Informar a la Junta Directiva sobre el resultado de los informes elaborados por la Unidad de Riesgos o quien haga sus veces. 

h) Dar seguimiento al cumplimiento de las Normas Técnicas aplicables y a lo dispuesto por la Superintendencia.

3. Frecuencia de Reuniones

El Comité de Riesgos se reúne con la frecuencia necesaria para desempeñar de forma eficaz sus funciones, al menos una vez cada tres meses.

Comité de Conducta

El objetivo del comité es velar que los funcionarios y empleados adecúen su conducta a las presentes políticas y de sancionar los incumplimientos a las mismas.

1. Conformación del comité:

El comité está conformado por el Presidente, el Vicepresidente y Secretario de la Junta Directiva, el Gerente General y el Gerente Legal y de Emisiones

2. Funciones y responsabilidades:

a) Supervisar que el comportamiento de los funcionarios y empleados de la Bolsa de Valores se adecúe a las Políticas de Conducta y al Instructivo de Ética Bursátil;

b) Analizar y evaluar la información que evidencie la posible existencia de infracciones a las Políticas de Conducta o al Instructivo de Ética Bursátil;

c) Determinar el grado de responsabilidad de los infractores e imponer sanciones a los empleados;

d) Recomendar a la Junta Directiva las sanciones a aplicar por infracciones a las Políticas de Conducta o al Instructivo de Ética Bursátil, de conformidad a la normativa correspondiente; 

e) Registrar los conflictos de interés que se presenten 

3. Frecuencia de Reuniones:

El Presidente y/o el Gerente General, son los encargados de convocar al Comité de Conducta cuando así lo consideren necesario o por solicitud de cualquiera de los miembros del Comité de Conducta.

Más información sobre la conformación de los comités podrá encontrarla en las Políticas de Gobierno Corporativo de la Bolsa de Valores.